1、资助管理工作文件
1)国家、省、市、县（市、区）相关文件及有关材料；
2)学校学生资助组织机构文件和制定的有关学生资助管理文件；
3)学校学生资助管理机构人员分工及职责；
2、国家免学费材料
1)《广东省中等职业学校学生免学费申请表》（在新生入学的第一年进行填写，作为申请凭证）；
2)学生身份证或户籍复印件，以上材料装订在《广东省中等职业学校学生免学费申请表》后；
3)《中等职业学校免学费学生名单公示表》，其中涉农专业、农村（县镇非农）、城市家庭经济困难以及残疾学生须分类汇总；
4)公示影像资料
①、免学费纸质公示表进行公示时的照片以及每学年班级集体照等影像资料（光碟、电子档以及冲洗照片皆可）；
②、每学年班级集体照为学生在读期间以班级为单位的集体照（每个学年拍一次，三个学年拍三次，第三学年集体照可在学生第二学年末离校前进行拍摄）；
3、国家助学金材料
1)《广东省中等职业学校国家助学金申请审批表》；
2)学生身份证或户籍复印件和家庭经济困难证明，以上材料装订在《广东省中等职业学校学生国家助学金申请表》后；
3)国家助学金受助学生公示名单；
4)公示影像资料，包含国家助学金纸质公示表进行公示时的照片的影像资料（光碟、电子档以及冲洗照片皆可）；
5)国家助学金信息确认表（在国家助学金受助学生公示名单通过公示之后发国家助学金信息确认表给学生进行签名确认）。
4、中职学生资助学期统计报表以及公示材料
《广东省中等职业学校全日制正式学籍在校学生人数统计表》、《广东省中等职业学校国家免学费人数统计表》等）。
二、资助管理工作档案管理实施办法相关细则（详情见PPT）
1.归档文件采用“年度—项目—保管期限”分类。
2.档案须按照统一标准装订，装订顺序按照明细表进行装档。
3.免学费、国家助学金申请审核材料以班级为单位的归档材料采用统一的档案袋。
4.装盒（袋）：将归档文件按卷内目录顺序装入档案袋，并填写档案盒封面，盒脊及档案检查及异动登记表。
5.档案检查及异动登记表是指盒内文件情况说明和日期，附在盒内盒盖背面。
6.建立两级目录：卷外目录和卷内目录。
7.卷外目录是指档案盒或档案袋外部目录，汇总所有归档材料。
8.卷内目录是指按档案盒或档案袋内的文件名称顺序编制以学号顺序排序或以享受资助原因排序。
